Postanowienia ogólne

1. Niniejsza polityka prywatności i wykorzystania plików cookies jest sporządzona przez 4Mobility S.A., określa ogólne zasady dotyczące przetwarzania i wykorzystywania przez 4Mobility informacji o Użytkownikach usługi car pooling dla klientów biznesowych MHCmobilityspot. Polityka prywatności jest stosowana w serwisie www, przy użyciu, którego Użytkownik może korzystać z usługi MHCmobilityspot.com jak i w związku ze świadczeniem przez 4Mobility usług.
2. Administratorem danych osobowych jest spółka 4Mobility S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Fabryczna 5, 00- 446 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000562846, NIP 8971756182, REGON: 020920021 (dalej zwana jako 4Mobility).

Ochrona prywatności Użytkowników Systemu 4Mobility zapewniającego dostęp do Aplikacji mobilnej umożliwiającego korzystanie z usług car pooling MHCmobilityspot (dla klientów biznesowych)

1. W celu skorzystania z usługi MHCmobilityspot, który ofertowana jest dla klientów biznesowych posiadających flotę pojazdów biznesowych, Użytkownik zobowiązany jest do rejestracji w Systemie MHCmobilityspot przy użyciu formularza udostępnionych przez 4Mobility w ramach rozwiązania systemowego backoffice (Panel Administratorski) dla Administratorów Floty w firmie Użytkownika, w tym akceptacji Regulaminu serwisu internetowego MHCmobilityspot, weryfikowania danych kontaktowych., co zapewnia dostęp do Systemu MHCmobilityspot.
2. W ramach rozwiązania systemowego MHCmobilityspot 4Mobility zbiera tylko takie dane osobowe, które są niezbędne do świadczenia usług dla Użytkowników flot biznesowych. W ramach rejestracji do Systemu MHCmobilityspot i korzystania z niego Użytkownik podaje dane osobowe wskazane w formularzach rejestracyjnych. W uzasadnionych przypadkach 4Mobility może wymagać podania dodatkowych danych w celu potwierdzenia tożsamości lub dla celów związanych np. z ochroną interesu prawnego 4Mobility w tym likwidacją szkód i dochodzeniem roszczeń. Wszystkie dane, których cel przetwarzania został zrealizowany są usuwane są po 30 dniach.
3. Niektóre dane pobierane są w trakcie świadczenia usług i wynikają z ich właściwości lub niezbędności do podjęcia innych czynności na życzenie Użytkownika/ Klienta (w tym Administratora Floty w firmie Klienta), adres IP, dane geolokacyjne, NIP. W sposób automatyczny pobierane są przez 4Mobility informacje dotyczące położenia (lokalizacji pojazdu),. Ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umów i świadczenia usług MHCmobilityspot przez 4Mobility.
4. 4Mobility może też przetwarzać dane osobowe Użytkowników w związku z działaniami podejmowanymi w celu usunięcia skutków zdarzeń drogowych z udziałem Użytkownika i likwidacją szkód zaistniałych w związku z tymi zdarzeniami oraz usprawnianiem i analizą tych procesów. Wówczas 4Mobility może gromadzić dodatkowe informacje, które związane z okolicznościami zdarzenia/ kolizji drogowej.
5. 4Mobility może przetwarzać dane osobowe Użytkowników w związku z zarządzaniem opłatami drogowymi, parkingowymi, grzywnami czy innymi opłatami w związku z ruchem pojazdów. Przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji umowy najmu samochodu w ramach usługi MHCmobilityspot dla klientów biznesowych i dla interesu 4Mobility w ramach rozliczeń w związku z nałożeniem na 4Mobility tych opłat. Ww. opłaty mogą być nakładane na 4Mobility przez policję czy organy samorządu lokalnego jako podmiot wykorzystujący samochód w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
6. 4Mobility może przetwarzać dane w związku z komunikacją z właściwymi organami jak dane niezbędne do precyzyjnego określenia okoliczności zdarzenia lub nałożenia określonych powyżej opłat.
7. Przetwarzanie danych osobowych w związku z rozpatrzeniem reklamacji jest niezbędne do realizacji umowy zgodnie z Regulaminem 4Mobility i jest realizowane dla obsługi procesu rozpatrywania reklamacji. W ramach realizacji usługi MHCmobilityspot 4Mobility pobierane są następujące dane: czas trwania najmu auta, przejechany miesięczny dystans, , nr rejestracyjny wynajętego samochodu..
8. 4Mobility przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach:
   1. marketingu produktów i usług naszych zaufanych partnerów, jeśli wyraziliście na to zgodę – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w tym przypadku nie dłużej niż do czasu wycofania zgody,
   2. zawarcia i prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy na świadczone Wam przez 4Mobility usługi dotyczące korzystania z najmu samochodów, w tym prowadzeniem czynności związanych z usunięciem skutków zdarzeń drogowych z udziałem Użytkownika i likwidacją szkód zaistniałych w związku z tymi zdarzeniami, rozpatrywaniem reklamacji – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, – w tym przypadku nie dłużej niż do czasu wygaśnięcia roszczeń z tytułu świadczonych usług,
   3. wypełniania obowiązków prawnych nałożonych na 4Mobility przez przepisy prawa, związane np. ze sprawozdawczością rachunkową, podatkową, a także przepisy prawa o ruchu drogowym, ustawy o Policji, w tym także w celu potwierdzenia realizacji tych obowiązków – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, – w tym przypadku nie dłużej niż wymagają tego właściwe przepisy dotyczące przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych lub do czasu przedawnienia karalności,
   4. jak również w celach, które są prawnie usprawiedliwionymi celami 4Mobility– zgodnie art. 6 ust. 1 lit. f. RODO tj.:

• marketingu produktów i usług 4Mobility, a także niektórych zaufanych partnerów 4Mobility – w tym przypadku nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu,
• analitycznych i statystycznych, w celu dostosowania usług 4Mobility do potrzeb Użytkowników, poprawy ich jakości oraz ich rozwijania i usprawniania procesu obsługi, – w tym przypadku nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu. W tych celach 4Mobility może wykorzystywać profilowanie,
• archiwalnych związanych z dochodzeniem roszczeń bądź obrony przed takimi roszczeniami, przeciwdziałaniem oszustwom i innym bezprawnym działaniom, – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższych celów. W tych celach 4Mobility może wykorzystywać zautomatyzowane przetwarzanie w tym profilowanie, jednak jest to niezbędne do zawarcia lub odmowy zawarcia umowy na świadczenie usług przez 4Mobility.
• związanych z obsługą zapytań, wniosków Użytkowników, jeśli nie są one związane bezpośrednio z dostarczanymi usługami 4Mobility – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższych celów lub okres przedawnienia roszczeń,
• zapewnienie bezpieczeństwa usług, świadczonych przez 4Mobility – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższego celu lub okres przedawnienia roszczeń.

10. Dane osobowe, których podania wymagamy w trakcie rejestracji lub które 4Mobility gromadzi w trakcie świadczenia usług, służą prawidłowej realizacji naszych usług oraz celom wskazanym powyżej. Bez wymaganych danych osobowych nie będzie możliwe świadczenie usług.
11. W niektórych przypadkach, 4Mobility może przetwarzać dane osobowe w konkretnie określonych celach na podstawie zgody udzielonej przez Użytkownika. Każda zgoda ma charakter dobrowolny i może być wycofana w każdym momencie poprzez e-mail wysłany na adres [email protected] lub link, który będzie widoczny w przesłanym mailu potwierdzającym udzielenie zgody przez Użytkownika. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Podanie danych osobowych zbieranych na podstawie zgody jest dobrowolne.
12. Niektóre z danych osobowych Użytkowników 4Mobility może udostępniać innym odbiorcom takim jak podmioty, które współpracują z 4Mobility w związku z realizacją usług np. dostawcy rozwiązań płatniczych, dostawcy usług informatycznych, consultingowych, prawnych, księgowych, marketingowych, windykacyjnych, instytucje ubezpieczeniowe, warsztaty naprawcze w uzasadnionych przypadkach w celu związanym z obsługą likwidacji szkody lub w związku z dochodzeniem roszczeń. W przypadkach przewidzianych właściwymi przepisami dane Użytkownika będą mogły zostać udostępnione organom władzy publicznej i służbom np. Policji.
13. Dane osobowe Użytkowników nie są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Ochrona prywatności osób odwiedzających stronę internetową

Komunikowanie się

1. W razie złożenia zapytań, wniosków przez osoby zainteresowane, które dane zostaną udostępnione 4Mobility przez firmy Klientów, 4Mobility gromadzi i przetwarza dane osobowe ww. osób . Poza danymi w zbierane są także dodatkowe informacje, w trakcie realizacji usługi MHCmobilityspot przez 4Mobility. Podanie tych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do kontaktu z 4Mobility na żądanie Użytkownika. Brak podania ww. danych uniemożliwi nawiązanie komunikacji.
2. Dane osobowe przekazywane za pośrednictwem formularza kontaktowego bądź za pomocą poczty elektronicznej mogą być przetwarzane w celach, które są prawnie usprawiedliwionymi celami 4Mobility– zgodnie art. 6 ust. 1 lit. a) lub f) RODO tj.:
3. obsługi zgłoszeń i innych wniosków osób odwiedzających stronę internetową – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższych celów lub okres przedawnienia roszczeń,
4. marketingu produktów i usług 4Mobility, np. w celu udzielania informacji o charakterze marketingowym jak np. oferty, informacje o aktualnych i przyszłych produktach i usługach 4Mobility, przy czym z uwagi na inne obowiązujące przepisy dostarczanie powyższych treści możliwe jest po udzieleniu odrębnych zgód.
5. Wszystkie udzielone zgody mogą być odwołane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub na adres [email protected]. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W tym przypadku 4Mobiliy przetwarza dane osobowe do momentu zgłoszenia sprzeciwu.
6. analitycznych i statystycznych, w celu ulepszania, poprawy jakości usług oraz rozwijania i usprawniania procesu obsługi, stron internetowych – w tym przypadku nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu,
7. jeśli ma to zastosowanie, archiwalnych związanych z dochodzeniem roszczeń bądź obrony przed takimi roszczeniami, przeciwdziałaniem oszustwom i innym bezprawnym działaniom, – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższych celów,
8. zapewnienie bezpieczeństwa usług, świadczonych przez 4Mobility – w tym przypadku nie dłużej niż wymaga tego realizacja powyższego celu lub okres przedawnienia roszczeń.
9. wypełniania obowiązków prawnych nałożonych na 4Mobility przez przepisy prawa, związane np. ze sprawozdawczością rachunkową, podatkową, a także przepisy prawa o ruchu drogowym, ustawy o Policji, w tym także w celu potwierdzenia realizacji tych obowiązków – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, – w tym przypadku nie dłużej niż wymagają tego właściwe przepisy dotyczące przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych lub do czasu przedawnienia karalności.
10. Dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom zgodnie z pkt 12 powyżej.

Informacje zawarte w logach dostępowych

4Mobility informuje, iż może wykorzystywać logi internetowe oraz adresy IP Użytkowników. Wykorzystywanie tych danych odbywa się dla potrzeb administrowania usługi, w celach statystycznych  co do danych demograficznych), w celu zbierania informacji w zakresie błędów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa czy zarządzania stroną www. Powyższe dane wykorzystywane są w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkowników.

Aplikacja

1. Aplikacja MHCmobilityspot posiada pełny dostęp do sieci internetowej, za pośrednictwem, której pobierane są dane. Dane wprowadzone do Aplikacji przez Użytkownika nie są dostępne dla innych Użytkowników Aplikacji, dane są zabezpieczane i szyfrowane w celu uniemożliwienia ich odczytania i identyfikacji.
2. Za pośrednictwem portalu www MHCmobilityspot pobierane są też w sposób automatyczny dane statystyczne, dane dotyczące urządzenia, systemu operacyjnego, sposobu wykorzystywania portalu jak i dane dotyczące błędów pojawiających się w trakcie działania Systemu. Informacje te uniemożliwiają identyfikację Użytkownika. 4Mobility może wykorzystywać powyższe dane w celach związanych z poprawą działania Systemu lub strony internetowej lub dostosowania jej do potrzeb Użytkowników co jest prawnie uzasadnionym celem 4Mobility.
3. Dane udostępnione za pośrednictwem portalu www mogą być przechowywane na serwerach obsługiwanych przez podmioty świadczące usługi przechowywania i zabezpieczania danych dla 4Mobility z zapewnieniem ich zabezpieczenia w taki sposób, aby osoby postronne nie miały do nich dostępu w celu zabezpieczenia trwałości danych oraz ze względu na techniczny aspekt działania aplikacji.

Postanowienia końcowe

1. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Prawa przysługujące osobom, których dane osobowe przetwarza 4Mobility, zgodnie z RODO:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
• prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych, gdy dane są nieprawidłowe lub ich uzupełnienia – gdy dane są niekompletne, nieprawidłowe lub uległy zmianie;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym profilowania – ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane są przetwarzane, bądź w zakresie prawnie usprawiedliwionych celów administratora;
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”) – w przypadku dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej dalszego przetwarzania, dane przetwarzane są niezgodnie z prawem, dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia, administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

• prawo do przenoszenia danych osobowych – w przypadku, gdy: przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez taką osobę oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

3. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez 4Mobility przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. 4Mobilty wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: [email protected] w celu uzyskania informacji na temat danych osobowych lub przysługujących użytkownikom w związku z przetwarzaniem danych osobowych prawach.
5. Trwałe usunięcie danych koniecznych do realizacji przez 4Mobility usług powoduje utratę możliwości korzystania z tych usług.
6. Usługi oferowane przez 4Mobility nie są przeznaczone dla osób poniżej 18 roku życia.
7. 4Mobility w trosce o bezpieczeństwo danych osobowych stosuje środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
8. 4Mobility zastrzega prawo wprowadzenia zmian w Polityce prywatności w dowolnym momencie. Wszelkie zmiany w niniejszej Polityce stają się skuteczne z chwilą opublikowania aktualnej wersji Polityki. Korzystanie z usług 4Mobility po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zmienionej Polityki. Z uwagi na to 4Mobility zaleca okresowe przeglądanie Polityki prywatności.